1. Déclaration de l'arrivée ou du départ
Vous renseignez la date d'entrée ou de sortie du collaborateur dans votre espace Five Union. C'est le point de départ pour déclencher la préparation ou la reprise du matériel.
RH • Onboarding IT
Gestion des collaborateurs pour fluidifier onboarding et offboarding IT
Un nouvel arrivant sans ordinateur le premier jour. Un départ sans reprise de matériel. Five Union relie les mouvements de personnel à la gestion de votre parc informatique, dans un seul espace.
Poste prêt dès le premier jour du collaborateur
Reprise tracée à chaque départ
Inclus avec votre contrat de location Five Union
Qui gagne du temps avec Five Union, et comment
Quatre profils, quatre frustrations différentes face à un mouvement de personnel mal préparé. Voici ce qui change concrètement pour chacun.
Pour les RH : plus de relance au service IT
Vous saisissez une date d'arrivée, et c'est tout. Plus besoin d'envoyer un mail à l'IT trois semaines avant pour vérifier qu'un poste sera prêt — la date renseignée suffit à déclencher la préparation du matériel.
Pour l'office manager : une checklist en moins
Pas de tableau Excel à tenir à jour, pas de post-it pour se souvenir qui doit récupérer quoi. L'affectation et la reprise du matériel sont visibles dans un seul espace, à jour en temps réel.
Pour le collaborateur : un vrai premier jour
Le poste est configuré et attribué avant son arrivée. Pas d'écran en attente d'installation, pas de trois jours à patienter pour un accès — l'équipement est prêt avant la prise de poste.
Pour la direction : un parc sous contrôle
Vous savez en permanence combien d'équipements sont affectés, lesquels sont disponibles et lesquels approchent du renouvellement — sans demander un état des lieux à votre service IT.
Ce que votre organisation gagne sur le plan opérationnel
Au-delà du confort au quotidien, structurer l'onboarding et l'offboarding IT réduit les risques matériels, accélère l'intégration et simplifie le pilotage de votre parc.
Moins de délais entre signature et prise de poste
La date d'arrivée déclenche la préparation du matériel en amont. Vous ne découvrez plus la veille qu'aucun poste n'est disponible pour un collaborateur qui commence lundi.
Moins de matériel perdu aux départs
Chaque restitution est planifiée et tracée. Fini les ordinateurs oubliés dans un placard, les smartphones encore actifs ou les affectations floues six mois après un départ.
Une seule source de vérité RH / IT
Les dates de mouvement, les équipements attribués et l'historique des affectations vivent au même endroit. Plus de double saisie entre un tableur RH et les tickets du service informatique.
Un historique prêt pour vos contrôles
Qui avait quoi, depuis quand, et quand le matériel a été restitué : l'historique reste consultable pour vos audits internes, vos revues de conformité ou vos renouvellements de parc.
Un parcours onboarding / offboarding en 4 étapes
Chaque arrivée ou départ génère du travail invisible entre RH et IT : préparer un poste, attribuer du matériel, récupérer les équipements. Five Union connecte les dates de mouvement de personnel au suivi de votre parc, en 4 étapes.
2. Préparation ou reprise du matériel
À l'arrivée, Five Union prépare l'équipement adapté au poste, à choisir dans votre catalogue de location informatique. Au départ, la reprise est planifiée pour récupérer ordinateur, smartphone ou tablette attribués.
3. Affectation et suivi
Chaque appareil est rattaché au collaborateur avec une affectation horodatée. Vous consultez en temps réel qui utilise quoi, depuis quand, et dans quel service.
4. Clôture et historique
Une fois le matériel restitué, le mouvement est clôturé. L'historique reste accessible pour vos audits internes, vos contrôles de conformité ou vos prochains renouvellements de parc.
Résultat : RH et IT travaillent sur les mêmes informations, sans double saisie ni échange de mails pour savoir si un poste est prêt ou un matériel rendu.
Scénario : une arrivée, puis un départ, dans une PME de 40 personnes
Julie gère les RH. Lucas rejoint l'équipe commerciale. Voici comment l'onboarding et l'offboarding IT se déroulent sans friction entre les services.
J-14 — La RH saisit l'arrivée
Julie, responsable RH, renseigne la date d'entrée de Lucas, nouveau commercial. Pas de mail à l'IT, pas de relance : la préparation du poste est déclenchée.
J-3 — Le matériel est prêt
Portable, écran et smartphone sont configurés et rattachés au profil de Lucas. L'office manager voit l'affectation sans ouvrir un tableur.
Jour J — Premier jour sans friction
Lucas trouve son poste opérationnel dès son arrivée. Pas d'attente d'installation ni de trois jours à patienter pour un accès.
18 mois plus tard — Départ maîtrisé
À la sortie de Lucas, la reprise est planifiée. Julie consulte l'historique : quels appareils étaient affectés et si tout a bien été restitué.
Pourquoi l'onboarding IT rate souvent en PME
Dans beaucoup d'entreprises, le recrutement est bouclé côté RH avant que le service IT ou l'office manager ne soit informé. Résultat : le collaborateur arrive sans poste configuré, sans accès, parfois sans ordinateur. Le premier jour, qui devrait marquer l'intégration, se transforme en course contre la montre.
Le problème se répète à l'inverse au départ. Un collaborateur part, et personne ne sait exactement quel matériel il avait en possession. Les smartphones restent actifs, les ordinateurs traînent dans un placard. La gestion des collaborateurs côté IT, ce n'est pas remplacer un SIRH : c'est structurer le volet matériel de chaque mouvement de personnel.
Gestion des collaborateurs et gestion de parc : deux faces d'un même sujet
Onboarding et offboarding IT ne vivent pas à part de la gestion de parc informatique. Chaque arrivée ajoute un équipement au parc, chaque départ en retire un. Five Union relie les deux dans le même écosystème : vous louez via notre offre de leasing informatique, vous suivez les affectations, vous préparez les postes et vous gérez les départs sans changer d'outil.
Pour découvrir l'ensemble de notre accompagnement (cybersécurité, rachat de parc, pilotage de flotte), parcourez nos solutions IT pour entreprises.
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