Gestion des collaborateurs pour fluidifier onboarding et offboarding IT
Un poste de travail prêt le jour J, une reprise tracée à chaque départ : c'est le principe de notre onboarding informatique. Nous préparons, livrons, réaffectons et récupérons le matériel de vos collaborateurs, du recrutement jusqu'au dernier jour.
Mis à jour le
Checklist jour J
- Apps
- Fait
- Compte
- Fait
- Envoi
- Demain
Qu'est-ce que l'onboarding informatique ?
L'onboarding informatique, ou onboarding IT, désigne la préparation et l'attribution du matériel, des comptes et des accès d'un nouveau collaborateur, pour qu'il soit opérationnel et sécurisé dès son premier jour. Son pendant, l'offboarding, cadre la reprise du matériel et la fermeture des accès au départ.
- Le matériel
- Le poste de travail commandé et configuré selon les standards de l'entreprise, avant l'arrivée du collaborateur.
- Les comptes et accès
- Messagerie, session, applications et droits, créés et prêts pour le premier jour.
- La sécurité
- Politiques appliquées et enrôlement MDM selon le périmètre, avant que le poste n'atteigne l'utilisateur.
Pourquoi l'onboarding IT échoue encore en PME
Le poste arrive en retard, ou pas prêt
Comptes, applications, accès : rien n'est configuré à l'arrivée. La recrue patiente, parfois plusieurs jours, avant de pouvoir travailler normalement.
La configuration se fait dans l'urgence
Sans méthode fixe, chaque poste repart de zéro la veille de l'arrivée, sous pression, avec le risque d'oublier une politique de sécurité ou un compte à créer.
Les départs laissent des trous dans le parc
Le matériel ne revient pas toujours, un compte reste actif, une licence continue à courir. Personne ne s'en aperçoit avant l'audit annuel.
Ce que couvre la préparation des postes
Un onboarding IT réussi ne se limite pas à livrer une machine. Il couvre tout le parcours du poste, de la commande à la reprise.
Recueil du besoin
Le profil, la date d'arrivée et les usages définissent la configuration à préparer.
Masterisation
Applications, comptes et réglages posés sur le poste avant l'expédition, selon vos standards.
Sécurité et MDM
Politiques appliquées et enrôlement MDM quand le contrat le prévoit, avant la livraison.
Livraison
Au bureau ou au domicile du collaborateur, en France comme en Europe.
Affectation au parc
Le poste est rattaché au collaborateur dans l'inventaire, avec sa date et son historique.
Offboarding
Au départ, la reprise du matériel et la fermeture des accès sont organisées et tracées.
Des postes préparés avant expédition, des départs sous contrôle
Nous prenons en charge la préparation poste de travail informatique de bout en bout, en coordination avec vos équipes RH, Ops et IT, du recueil du besoin jusqu'à la reprise du matériel.
- Recueil du besoin et choix du poste adapté au profil du collaborateur
- Configuration poste de travail entreprise : applications, comptes et réglages posés avant l'expédition
- Politiques de sécurité appliquées avant la livraison
- Enrôlement MDM si votre contrat le prévoit : cette étape dépend du périmètre choisi, elle n'est pas incluse partout
- Livraison au bureau ou au domicile du collaborateur, en France comme en Europe
- Réaffectation tracée dans le parc, reprise organisée du matériel à chaque départ
Préparer les postes en interne ou avec Five Union
Tant que les arrivées sont rares, la préparation à la main tient. Elle décroche dès que le rythme s'accélère. Voici ce qui change quand le circuit est cadré.
| En interne, au cas par cas | Avec Five Union |
|---|---|
| Le poste configuré dans l'urgence la veille de l'arrivée, quand il l'est. | Un poste prêt à l'emploi avant l'expédition, comptes et applications compris. |
| Un processus qui repose sur la mémoire d'une seule personne. | Le même circuit répétable à chaque arrivée, tracé de bout en bout. |
| Des politiques de sécurité parfois oubliées faute de méthode fixe. | Les politiques de sécurité appliquées avant la livraison, pas après coup. |
| Des départs qui laissent des comptes actifs et du matériel dans la nature. | Un offboarding qui reprend le matériel et ferme les accès, sans rien laisser traîner. |
Ce que ça change pour votre organisation
Un premier jour qui ressemble à un premier jour
La recrue ouvre une machine qui fonctionne : comptes actifs, applications installées, accès configurés. Elle travaille dès la première heure, pas dès la première semaine.
Un processus qui ne dépend plus d'une personne
Onboarding et offboarding suivent le même circuit à chaque fois. La demande est tracée depuis son déclenchement jusqu'à la livraison, sans reposer sur la mémoire d'une seule personne.
Des départs qui ne laissent rien traîner
Le matériel revient, l'affectation est mise à jour dans le parc, rien ne dort au fond d'un placard ni ne reste facturé pour rien.
Le parcours d'un poste, de l'arrivée au départ
Demande
Vous nous transmettez le profil du poste, la date d'arrivée et les besoins spécifiques.
Configuration
Masterisation poste de travail, comptes, applications et réglages sont posés avant l'expédition.
Livraison
Le poste part vers le bureau ou le domicile du collaborateur, en France ou ailleurs en Europe.
Affectation
Le poste est rattaché au collaborateur dans l'inventaire du parc, avec sa date et son historique.
Reprise
Au départ ou au renouvellement, nous organisons la collecte du matériel et mettons à jour le parc.
Qui gagne du temps au quotidien
Office Manager / RH
L'équipement nouveau collaborateur ne dépend plus d'une checklist personnelle : la préparation est déclenchée, suivie et livrée sans que vous ayez à relancer qui que ce soit.
IT / Ops
Les postes arrivent configurés selon vos standards, enrôlés au MDM quand le contrat le prévoit. Plus une journée entière mobilisée par machine.
Le collaborateur
Une machine prête à l'usage dès le premier jour, au bureau comme en télétravail.
Approfondir la préparation
Questions fréquentes sur l'onboarding IT
Qu'est-ce que couvre la gestion des collaborateurs informatique chez Five Union ?
La préparation du poste avant l'arrivée : applications installées, comptes créés, réglages appliqués, et enrôlement MDM si votre périmètre l'inclut. Le collaborateur ouvre une machine qui fonctionne, sans passer par le service IT le premier jour.
Ce service remplace-t-il notre SIRH ?
Non. Nous prenons en charge le volet matériel et IT de l'onboarding et de l'offboarding informatique ; votre SIRH reste l'outil de référence pour les données RH. Les deux fonctionnent en parallèle.
Comment gérez-vous la gestion des arrivées et départs informatique sur plusieurs sites ?
Les postes préparés sont livrés au bureau ou directement au domicile du collaborateur, en France et en Europe. Le circuit ne change pas selon la localisation : la demande est qualifiée, puis le poste part à l'adresse indiquée.
Un vrai premier jour, pour la prochaine recrue aussi
Décrivez-nous votre processus d'arrivée actuel. Nous vous montrons ce qui peut être préparé avant la livraison, et ce qui doit rester chez vous.